Παρότι ξεκινάμε την κάθε μας ημέρα με τις καλύτερες προθέσεις, συχνά είναι δύσκολο να βρούμε την όρεξη να φέρουμε εις πέρας όλες τις υποχρεώσεις μας. Μερικές φορές, ακόμη και ορισμένες συμβουλές παραγωγικότητας –από καλή διατροφή μέχρι το τέλειο περιβάλλον γραφείου– δεν μπορούν να μας βοηθήσουν.
Όταν η παραγωγικότητα φαντάζει ανέφικτη, αλλά πλησιάζει μια σημαντική προθεσμία, θα μπορούσατε να εφαρμόσετε τις δοκιμασμένες πρακτικές, που παρουσιάζουμε στο παρόν άρθρο. Οι Pomodoro, Kaizen και άλλες καινοτόμες τεχνικές από όλο τον κόσμο, μπορούν αποδεδειγμένα να σας επαναφέρουν στον δρόμο της παραγωγικότητας, όταν αρχίζετε να λοξοδρομείτε. Εξετάζουμε, επίσης, τρόπους εξατομίκευσης των εν λόγω τεχνικών, ώστε να έχετε όλα τα εφόδια για μια ιδιαίτερα παραγωγική ημέρα, εβδομάδα ή χρονιά.
Επιστροφή στα βασικά με την τεχνική Pomodoro
Η τεχνική Pomodoro, που επινοήθηκε τη δεκαετία του 1980, είναι ένα από τα παλιότερα και απλούστερα συστήματα παραγωγικότητας, έχοντας εκατομμύρια υποστηρικτές ανά τον κόσμο. Μεγάλο μέρος της επιτυχίας της έγκειται στην απλότητά της: σας βοηθά να μοιράζετε τον χρόνο σας σε ξεκάθαρα τμήματα, να αξιοποιείτε στο μέγιστο τον σχεδιασμό, την παρακολούθηση και την καταγραφή, και να μειώνετε στο ελάχιστο τους περισπασμούς κατά την εργασία.
Πώς λειτουργεί;
Πρώτα, δημιουργήστε μια λίστα εργασιών και εστιάστε σε εκείνη που επείγει περισσότερο. Ρυθμίστε μια αντίστροφη μέτρηση στα 25 λεπτά και δουλέψτε ώσπου να τελειώσει ο χρόνος. Καταγράψτε το ολοκληρωμένο pomodoro (που σημαίνει «ντομάτα») σε ένα φύλλο χαρτί, κάντε ένα διάλειμμα 3–5 λεπτών και επαναλάβετε τη διαδικασία έως ότου να ολοκληρώσετε τέσσερα pomodoro. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να κάνετε διάλειμμα 15–30 λεπτών πριν επιστρέψετε στη δουλειά. Αν σας διακόψουν κατά τη διάρκεια του διαλείμματός σας, σημειώστε τη διάρκεια της διακοπής, για να την αναπληρώσετε αργότερα ή –αν είναι δυνατόν– αγνοήστε την, ώσπου να ηχήσει το χρονόμετρο. Παρότι μπορείτε να παρακολουθείτε τα pomodoro σας με εφαρμογές όπως το Focus Keeper, μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε την αντίστροφη μέτρηση του κινητού σας ή ενός χρονομέτρου κουζίνας. Επίσης, φροντίστε να μην παραλείπετε τα σύντομα διαλείμματα· αξιοποιήστε τα πίνοντας νερό ή άλλο ρόφημα, κάνοντας διατάσεις ή περπατώντας.
Εξατομίκευση της τεχνικής Pomodoro
Η τεχνική Pomodoro μπορεί να προσαρμοστεί εύκολα, αλλάζοντας τη διάρκεια ή το πλήθος των pomodoro, ώστε να ταιριάζει καλύτερα στο είδος της εργασίας και στη συγκέντρωση που αυτή απαιτεί. Για παράδειγμα, προτού κάνετε ένα μεγάλο διάλειμμα, θα μπορούσατε να εργάζεστε για τρία συνεχόμενα διαστήματα των 30–45 λεπτών. Θα μπορούσατε, επίσης, να αλλάξετε τον κλασικό –και για πολλούς ενοχλητικό– ήχο του χρονομέτρου με ένα τραγούδι ή να δείτε πώς θα μπορούσατε να κάνετε τα διαλείμματά σας όσο πιο απολαυστικά γίνεται.
Δοκιμάστε την ιαπωνική μέθοδο Kaizen για συνεχή βελτίωση της παραγωγικότητας
Σε αντίθεση με την Pomodoro, η μέθοδος Kaizen είναι μια προσέγγιση μάλλον φιλοσοφική παρά πρακτική. Ο όρος σημαίνει «καλή αλλαγή» και αφορά τη βελτίωση του τρόπου σκέψης, οργάνωσης, σχεδιασμού και προσέγγισης των εργασιών σε βάθος χρόνου, προκειμένου σταδιακά να επέρχεται μια ιδιαίτερα μεγάλη, θετική αλλαγή.
Πώς λειτουργεί;
Η Kaizen βασίζεται σε διάφορες θεμελιώδεις αρχές, όπως η τυποποίηση των διαδικασιών, ώστε να είναι ευκολότερη η επανάληψή τους, η αξιολόγηση της προόδου με τη χρήση δεδομένων, η σύγκριση των αποτελεσμάτων με τους στόχους και οι καινοτόμοι τρόποι βελτίωσης των αποτελεσμάτων. Για αρχή, θα μπορούσατε να απαριθμήσετε όλες τις εβδομαδιαίες εργασίες σας και να αναλύσετε πού σπαταλάτε ενέργεια και χρόνο στο γραφείο. Ύστερα, προσπαθήστε να βρείτε τρόπους βελτίωσης της κατάστασης μειώνοντας τις συσκέψεις, αυτοματοποιώντας ή μεταθέτοντας εργασίες, αξιολογώντας τακτικά την πρόοδο που έχετε σημειώσει όσον αφορά την ολοκλήρωση των έργων και την επίτευξη των στόχων σας.
Εξατομίκευση της μεθόδου Kaizen
Επειδή πρόκειται κυρίως για φιλοσοφία και λιγότερο για αυστηρά καθορισμένη τεχνική, η Kaizen επιδέχεται εξατομίκευση! Εφαρμόστε τις αρχές της στην εργασιακή σας καθημερινότητα, και σύντομα θα δείτε την παραγωγικότητα και την ευημερία σας να βελτιώνονται.
Εργαστείτε χωρίς στρες με το σύστημα παραγωγικότητας Getting Things Done (GTD)
Η μέθοδος Getting Things Done, που παρουσιάστηκε στο ομώνυμο βιβλίο του David Allen, προσφέρει έναν απλό τρόπο οργάνωσης της δουλειάς σας χωρίς στρες. Αν έχετε επιφορτωθεί με ένα ετερογενές πλήθος ευθυνών, έργων και συσκέψεων, θα σας βοηθήσει να καταγράψετε και να κατηγοριοποιήσετε όλες τις υποχρεώσεις σας σε υλοποιήσιμες εργασίες με σαφείς προτεραιότητες, ώστε να πάψετε να νιώθετε δυσβάσταχτο βάρος.
Πώς λειτουργεί;
Η τεχνική GTD διέπεται από 4 βασικές αρχές: καταγραφή – σημειώστε τα πάντα, από εργασίες μέχρι λαμπρές ιδέες· αποσαφήνιση – χωρίστε τις εργασίες σε μέρη· οργάνωση – κατηγοριοποιήστε, ιεραρχήστε, ορίστε προθεσμίες· αφοσίωση – επιλέξτε μία ενέργεια και στρωθείτε στη δουλειά!
Εξατομίκευση της τεχνικής Getting Things Done
Αν θέλετε να εξοικειωθείτε σε βάθος με την τεχνική, υπάρχουν πολυάριθμα ιστολόγια, διαδικτυακά σεμινάρια, εφαρμογές οργάνωσης (π.χ. Toodledo), καθώς και το πρωτότυπο βιβλίο. Μπορείτε, πάντως, να την εξατομικεύσετε, επιλέγοντας τα εργαλεία που προτιμάτε και επιδεικνύοντας ευελιξία στον χρόνο που αφιερώνετε σε κάθε εργασία.
