Με την πανδημία Covid-19 να συνεχίζει να μας ταλαιπωρεί, η εργασία από το σπίτι έχει μπει πια για τα καλά στην καθημερινότητά μας. Η τηλεργασία μας έχει υποχρεώσει να αφιερώνουμε περισσότερο χρόνο από ποτέ στην επικοινωνία με τους συνεργάτες ή τους πελάτες μας αξιοποιώντας κάθε διαθέσιμο μέσο. Ωστόσο, αν δεν διαχειριστούμε προσεκτικά το χρόνο και το πρόγραμμά μας, το νόημα αλλά και η χρησιμότητα αυτών των ψηφιακών συναντήσεων μπορεί να χάθει μαζί με το όφελος που φαίνεται να προσφέρει η τηλεργασία, ως προς την αύξηση της παραγωγικότητας. Σας παρουσιάζουμε κάποιες χρήσιμες συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο κάθε επαγγελματική σας online συνάντηση.
1. Ενθαρρύνετε την ανθρώπινη αλληλεπίδραση
Η εργασία από το σπίτι δημιουργεί δυστυχώς κάποια απόσταση. Ανοίξτε την κάμερά σας και παροτρύνετε τους υπόλοιπους συμμετέχοντες να κάνουν το ίδιο. Είναι πολύ πιο εύκολο να αναπτύξετε επαφή σε ανθρώπινο επίπεδο όταν μπορείτε να δείτε τους συνομιλητές σας.
2. Τακτοποιήστε το χώρο και το φόντο σας
Φροντίστε ο χώρος πίσω σας, που φαίνεται στην κάμερα, να είναι λιτός και τακτοποιημένος. Έτσι, θα αποφύγετε τους παράγοντες περισπασμού και θα βοηθήσετε τους συνομιλητές σας να είναι περισσότερο συγκεντρωμένοι σε εσάς και σε αυτά που λέτε. Ένας σκέτος τοίχος ή μια ραφιέρα με φυτά, βιβλία ή διακοσμητικά είναι ιδανικά.
3. Δείξτε φιλικότητα
Αφιερώστε χρόνο στην αρχή της κλήσης συζητώντας για θέματα που δεν έχουν σχέση με τη δουλειά, κάνοντας ερωτήσεις γενικού ενδιαφέροντος. Αυτός ο σύντομος διάλογος, θα βοηθήσει όλους τους συμμετέχοντες στην καλλιέργεια σχέσεων με ουσία και διάρκεια ακόμα και την περίοδο που η εξ’ αποστάσεως εργασία ίσως να μην ενδείκνυται για κάτι τέτοιο.
4. Προσαρμόστε το υλικό σας
Διαμορφώστε τα θέματα συζήτησης και προσεγγίστε τα ανάλογα με τους συμμετέχοντες, ώστε να εξασφαλίσετε την προσοχή και το ενδιαφέρον τους. Για να βελτιώσετε την αλληλεπίδραση μεταξύ των μελών μιας ομάδας, υπάρχουν «εργαλεία», όπως το Enneagram ή το DISC, που μπορούν να σας βοηθήσουν να καταλάβετε και να διαχειριστείτε ευκολότερα τους διαφορετικούς τύπους προσωπικότητας που έχουμε όλοι μας.
5. Χωρίστε την οθόνη στα δύο (Split Screen)
Είναι πολύ πιο αποδοτικό και παραγωγικό να κρατάτε σημειώσεις στη διάρκεια της κλήσης. Για να το κάνετε με ευκολία, μπορείτε να «χωρίσετε» την οθόνη στα δύο με το λεγόμενο Split Screen (ή Split View). Εάν έχετε τη δυνατότητα, να χρησιμοποιήσετε δύο οθόνες, εκμεταλλευτείτε την. Έτσι, θα βλέπετε τους συνομιλητές σας όσο πληκτρολογείτε με άνεση τις σημειώσεις σας.
6. Χρησιμοποιήστε απλές εφαρμογές βιντεοκλήσεων
Πολλοί χρήστες σπαταλούν σχεδόν 10 λεπτά πριν από κάθε συνάντηση μέχρι να «κατεβάσουν» την εφαρμογή ή το πρόγραμμα για τη βιντεοκλήση και να προετοιμαστούν για να συμμετάσχουν. Διευκολύνετε τους πάντες χρησιμοποιώντας λογισμικά και εφαρμογές βιντεοκλήσης που δεν χρειάζονται λήψη και εγκατάσταση, όπως τις ειδικές εκδόσεις του Skype και του Microsoft Teams.
7. Συνοψίστε τα θέματα
Παρουσιάστε συνοπτικά τα θέματα συζήτησης στην αρχή της κλήσης, ώστε να είστε όλοι εναρμονισμένοι και να έχετε μια αίσθηση κατεύθυνσης. Αναφέρετε τους στόχους, τα προσδοκώμενα αποτελέσματα και τα θέματα που επιθυμείτε να καλύψετε.
8. Σεβαστείτε το χρόνο των άλλων
Ένας μεγάλος αριθμός εργαζομένων που βρίσκονται σε τηλεργασία, λένε πως περισσότερες από τις μισές συσκέψεις στις οποίες συμμετέχουν δεν τους προσφέρουν τίποτα ιδιαίτερο! Ένας κύριος λόγος που συμβαίνει αυτό, είναι ότι ξεκινούν με καθυστέρηση. Σεβαστείτε το χρόνο όλων με το να είστε συνεπής, ξεκινώντας και ολοκληρώνοντας την κλήση στην ώρα της. Θα συνειδητοποιήσετε πως η εργασία από το σπίτι έχει τα πλεονεκτήματά της, αρκεί να διαχειρίζεστε καλά το καθημερινό σας πρόγραμμά.
9. Αφιερώστε χρόνο στις ερωτήσεις
Αλληλεπιδράστε με τους συνομιλητές σας και προσκαλέστε τους να συμμετάσχουν ενεργά στην κλήση, δίνοντάς τους τακτικά χρόνο για ερωτήσεις. Είναι πολύ σημαντικό οι συνομιλήτές σας να νιώθουν πως τους ακούτε και πως η συμβολή τους στη συζήτηση έχει αξία, ιδιαίτερα κατά την εργασία από το σπίτι όπου η ανθρώπινη επαφή είναι δυσκολότερη.
10. Επανέλθετε αμέσως μετά
Στο τέλος της κλήσης, στείλτε σε όλους όσους συμμετείχαν μια σύνοψη των θεμάτων που συζητήσατε, παραθέτοντας ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν μαζί με κάθε προθεσμία. Είναι επίσης χρήσιμο να σκεφτείτε και να σημειώσετε τι πήγε καλά και τι όχι, ώστε η επόμενη βιντεοκλήση σας να είναι ακόμη καλύτερη και περισσότερο ωφέλιμη για όλους.
